La nuova ricerca di Soldo evidenzia come la gestione delle spese anticipate dai dipendenti è da sempre un’annosa questione, complicata ulteriormente dall’aumento del costo della vita che ha dato origine a nuove tensioni rendendo ancora più problematici processi, che già prima della crisi costituivano una fonte di attrito tra datori di lavoro e dipendenti

La fotografia scattata dall’ultimo rapporto di Soldo, la piattaforma leader in Europa per la gestione delle spese, – realizzato in collaborazione con IPSOS, leader mondiale in consulenza e ricerche di mercato – con l’obiettivo di evidenziare l’impatto che l’inflazione sta avendo anche sul processo di gestione delle spese; fa emergere le motivazioni per cui le pratiche attuali di rimborso non sono più adatte al momento storico e spiega le modalità con cui le aziende possono rendere il processo più semplice ed efficiente, nel pieno rispetto del controllo.

Le interviste sono state realizzate nel mese di dicembre 2022 con 400 soggetti in tutta Italia. Il campione comprende residenti in Italia impiegati in aziende con 50+ dipendenti, che almeno una volta al mese si trovano ad anticipare denaro per effettuare spese per conto dell’azienda. Il campione dei rispondenti è stato distribuito considerando una varietà di settori oltre a diverse dimensioni aziendali (5 fasce di numero addetti). La maggior parte degli intervistati (76%) risulta impiegata a tempo pieno al momento dell’intervista. Il 15% è occupato a tempo parziale e il 9% come lavoratore autonomo.

Per l’80% dei dipendenti italiani anticipare costi aziendali ha un impatto sulle proprie finanze personali: un quinto è infastidito dal rimborso spese (21%), il 13% è seccato, il 7% ansioso e nel 5% di loro le spese generano confusione. Più della metà (52%) degli intervistati ha dichiarato di utilizzare la carta di credito almeno una volta alla settimana per anticipare costi aziendali mentre l’11% è ricorso a prestiti da familiari e amici. La ricerca rivela anche che il 70% dei dipendenti attinge alle proprie finanze personali per coprire i costi legati al lavoro almeno una volta alla settimana mentre il 15% lo fa quotidianamente, attendendo spesso più di un mese per il rimborso.

Oltre al rincaro delle bollette domestiche, l’inflazione ha aumentato in modo esponenziale i costi relativi ai viaggi e all’intrattenimento, pesando sul bilancio personale dei dipendenti con redditi diversi. Ma anche chi ha un reddito più elevato ammette un significativo aumento sulle spese da anticipare (45%). È quindi comprensibile che oltre la metà (58%) degli intervistati – con un reddito inferiore a 30.000 euro – si senta a disagio nel gestire anticipi, per esempio per trasferte di lavoro.

Carlo Gualandri, Fondatore e CEO di Soldo, commenta: “Le questioni legate all’anticipo delle spese hanno chiaramente un grande impatto su tutti i dipendenti e questo è un problema che le aziende non possono più continuare a ignorare. Di fronte a questa sfida le imprese sono chiamate a trovare le soluzioni più efficaci ed efficienti per evitare che i propri dipendenti usino il denaro per anticipare le spese aziendali. Ognuno di loro, esattamente come l’azienda, si trova ad affrontare costi sempre più elevati imposti dall’attuale clima economico e i datori di lavoro devono ormai comprendere l’impatto disastroso che le spese anticipate dai dipendenti stanno avendo sulle finanze personali. Nel 2023, grazie alla tecnologia disponibile che consente di ovviare a questi inconvenienti, non ci sono davvero più scuse”.

Anticipare le spese di lavoro genera ansia

La metà (47%) dei dipendenti dichiara di aver ridotto gli acquisti personali (sia essenziali che non), più di un quarto (23%) ha contribuito meno ai propri risparmi, una quota che sale al 35% per i dipendenti a basso reddito, e oltre un quarto (27%) ha ridimensionato se non eliminato le uscite sociali proprio in virtù del fatto di dover pagare le spese di lavoro con il proprio denaro.

Gli intervistati che hanno detto di sentirsi “sempre o spesso preoccupati” (18%) per le spese hanno dato le stesse tre motivazioni: ritardi nell’erogazione del rimborso, lamentando il potenziale impatto sulle scadenze finanziarie personali (47%); problemi legati al processo di rimborso, sottolineando le difficoltà nell’invio di ricevute o nell’interpretazione della policy aziendale su spese specifiche (44%); e infine la laboriosità del processo, per la quantità di documenti necessari a effettuare una richiesta di rimborso (42%).

Accelerare i rimborsi

Dall’indagine emerge che spesso aspettano settimane (16%), per ricevere il rimborso: non c’è quindi da stupirsi se il 67% vorrebbe che l’azienda modificasse le proprie procedure, fornendo, ad esempio, carte aziendali a tutti i dipendenti (56%), e strumenti per acquisire automaticamente le ricevute (41%) e ancora snellendo il processo approvativo per le spese di basso importo (34%).

Stando al report, sembra che siano proprio le aziende più grandi ad essere le meno propense ad apportare modifiche ai processi di spesa. Soltanto 1 su 5 (20%) delle grandi e circa un terzo (35%) di quelle medio-grandi con 250-499 dipendenti hanno apportato delle modifiche alla politica delle spese.

Gualandri aggiunge: “Con una tecnologia di gestione delle spese adeguata, come le carte aziendali collegate a dashboard di spesa in tempo reale, le aziende possono finalmente porre fine al problema causato dai rimborsi. Questo non solo andrà a beneficio dei dipendenti che oggi devono anticipare le spese aziendali, ma anche delle imprese, in quanto i team amministrativi saranno sollevati da un lavoro manuale ripetitivo e dispendioso in termini di tempo e avranno maggiore visibilità e controllo sulle spese. Un must nel clima attuale.“